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Conscientes de la dificultades que lleva consigo procesar tanta información, los consultores de empresa ponemos a disposición de los empresarios toda nuestra experiencia en el análisis, diagnóstico, control y gestión, no para sustituirles como gestores, eso es imposible, pero si para ayudarles y para despreocuparles del control de gestión de la empresa, analizarla, controlarla y aconsejarle permanentemente para que el empresario la dirija. El objetivo, como hemos dicho, debe ser siempre la simplificación en la presentación de la información y debe existir un término medio entre proporcionar mucha o poca información. Lo fundamental es saber que tipo de información precisan tanto la Dirección General, como los responsables de cada área funcional. La Dirección General preferirá recibir información sucintamente indicativa sobre la evolución económica de la empresa y no querrá recibir un sistema de información sofisticado y complejo. El control que describíamos en el Tema 31 es el que se ajusta perfectamente a los efectos de la Dirección. La forma y contenido de la información también es importante. Los directivos están acostumbrados a recibir más información acerca de las actividades que dependen de su control, y los nuevos sistemas informáticos les permiten imprimir estas informaciones en sus propios ordenadores personales (computer print-out). Se debe establecer un sistema de administración de la información que asegure que esta llega a los responsables de la gestión. Se considera que esta información es una herramienta clave para la Gerencia que combina perfectamente los elementos de planificación y control y por extensión, puede contribuir en la tareas de coordinación. Esto se denomina “control piramidal” La administración de la información también ayuda al proceso de delegación. Por ejemplo, los niveles de rendimiento en los presupuestos, se correlacionan con los niveles de decisiones delegadas a otros ejecutivos involucrados. El proceso de planificación, la estructura de la organización, los objetivos y estrategias, la ejecución de normas y procedimientos, etc., solo pueden llevarse a cabo si los responsables de la gestión son informados detalladamente. La calidad de las decisiones tomadas, reflejarán si fue satisfactorio el proceso de la información. Hemos examinado las técnicas de gestión moderna, el concepto de control y como influyen los niveles de preparación de la Gerencia y como se estructura la misma. Hemos considerado también lo que es el concepto de delegación de autoridad y responsabilidad, así como los procesos de descentralización de las actividades. Todo ello no sería posible si la Gerencia no dispusiese de la información que le es vital. Al delegar la responsabilidad la Gerencia asume un riesgo y por tanto necesita estar debidamente informada para poder mantener el control. Los conceptos de sistema de comunicación eficaz, estrategia, fluidez, etc., encajan perfectamente con la eficacia de la información. La circulación y el sistema de administrar la información forman parte del problema que se le plantea a la Gerencia en este importante capitulo de la gestión. El control de la Gerencia a través de los presupuestos, evalúa el rendimiento de la misma en algunas áreas funcionales claves. Se ha demostrado que la eficiencia y la eficacia de la gestión ha sido mejorada al ser aplicado el sistema de administración de la información efectiva como una estrategia de comunicación y un sistema de control. Un sistema correcto de administración de la información obtenida puede beneficiar todas y cada una de las funciones de la Gerencia. En el test que desarrollamos mas adelante se incluyen diversas preguntas que deben ser cumplimentadas si deseamos conocer el nivel de información disponible y obtenible sobre la marcha de nuestra empresa. Toda esta información, si existe en su totalidad, nos permitirá un mayor conocimiento de la eficiencia del trabajo en las distintos departamentos o secciones de la empresa.
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